1. Sommaire du poste et ampleur des responsabilités

L'Administrateur(trice) du logement est responsable de l'administration générale des composantes du logement étudiant. Il/elle relève du Superviseur des services de résidence ou du Directeur général et participe à la gestion quotidienne de la résidence étudiante.

2. Fonctions essentielles et responsabilités principales

• Offrir un service à la clientèle exemplaire.
• Générer et garantir l'exactitude des rapports d'occupation et des demandes pour une soumission hebdomadaire.
• Conserver des données historiques de tous les rapports (demandes, chiffres d'occupation étudiante, etc.) pour une projection précise des effectifs étudiants.
• Traiter les demandes des nouveaux étudiants et des étudiants qui reviennent.
• Documenter et tenir des dossiers précis pour tous les étudiants (Contrat de résidence étudiante, formulaires de considérations spéciales, demandes de colocataires, etc.).
• Faciliter l'enregistrement et le départ des résidents ainsi que l'attribution des chambres et colocataires.
• Mettre à jour et maintenir la base de données de contrôle d'accès et imprimer les cartes d'accès aux résidences.
• Collaborer avec le Superviseur des services de résidence pour faciliter les changements de chambre et résoudre les conflits entre colocataires.
• Gérer l'inventaire des chambres et les déménagements pour maximiser l'occupation.
• Coordonner le nettoyage des chambres vacantes avec le Superviseur du ménage.
• Développer, animer et former le personnel sur le processus d'inspection des chambres.
• S'assurer que les inspections des chambres sont effectuées en temps opportun et que tous les dommages/déficiences sont signalés et imputés aux comptes appropriés.
• Contribuer à maintenir les normes, politiques et procédures liées aux demandes d'entretien et aux procédures en cas d'infestation de punaises de lit.
• Travailler avec le Superviseur des services de résidence pour communiquer avec les étudiants au sujet des comptes financiers et percevoir les paiements et dépôts des frais de résidence.
• Présenter le bâtiment de la résidence aux étudiants potentiels, aux parents et à la communauté du collège.
• Communiquer avec les départements clés du collège (département international, recrutement étudiant, etc.) pour s'assurer que tous les besoins en logement sont satisfaits.
• Effectuer toute autre tâche assignée.

Santé et sécurité

• Travailler conformément aux dispositifs, mesures et procédures de protection exigés par la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST), les règlements et Campus Living Centres (p. ex. porter des chaussures de sécurité, attacher les cheveux, enlever les bijoux ou vêtements amples près des pièces mobiles, etc.).
• Compléter les modules de formation en ligne et les formations en personne avant de commencer les tâches régulières.
• La formation sur le SIMDUT 2015, le système SGH et les procédures opérationnelles standard doit être complétée avant le début des tâches régulières.

3. Qualifications

Éducation : Diplôme universitaire ou collégial préféré.

Compétences/aptitudes :

• Excellentes compétences en service à la clientèle.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Sens aigu du détail et excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à travailler efficacement sous pression.

Expérience requise : 1 à 2 ans d'expérience dans le secteur requis.

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1. Position Summary and Job Magnitude

The Housing Administrator provides the overall administration of the housing components as it relates to student housing. The Housing Administrator reports to the Residence Services Supervisor or the General Manager and assists with the day-to-day operations of the student residence.

2. Essential Functions and Basic Duties

• Demonstrate a high degree of customer service
• Generate and ensure accurate occupancy and application reports for weekly submission
• Maintain historical data of all reports (applications, student occupancy numbers, etc.) for accurate projection of student numbers
• Responsible for new and returning student application processing
• Document and keeps accurate records of all student files and paperwork (Student Resident Agreement, Special Consideration Forms, roommate requests, etc)
• Facilitate the check in/out of residents and all roommate and room assignments
• Update and maintain access control database and prints residence access cards
• Work in conjunction with the Residence Services Supervisor to facilitate room changes and roommate conflicts
• Manage room inventory and student room moves for maximum occupancy
• Coordinate vacant room cleaning with Housekeeping Supervisor
• Develop, facilitate and train staff on the room inspection process
• Ensures room inspection are completed in a timely manner and all damages/deficiencies are reported and charged to the appropriate accounts
• Assist in maintaining the standards, policies and procedures of the maintenance requests and bed bug procedures
• Work in conjunction with the Residence Services Supervisor to provide communication to students regarding financial accounts and collection of residence fee payments and deposits
• Responsible for showcasing the residence building to prospective students, parents and the College community
• Communicate with key College departments (International department, Student Recruitment, etc) to ensure all housing needs are met
• Any other duties as assigned

Health & Safety

• Work in the manner and with the protective devices, measures and procedures required by the OHSA, regulations, and Campus Living Centres (e.g. wearing safety shoes, confining hair, jewelry, or loose clothing around moving parts, etc.).
• Online training modules and in-person training must be completed before starting regular duties.
• WHMIS 2015 and GHS system, and standard operating procedures training must be completed prior to beginning regular duties.

3. Qualifications

Education: University degree or college diploma preferred
Skills/Abilities:

• Must possess superior customer service skills
• Must possess superior verbal and written communication skills
• Must be detailed orientated and possess excellent organizational skills
• Have the ability to work well under pressure

Experience Required: 1-2 years industry experience required